{"id":229,"date":"2016-02-01T06:30:24","date_gmt":"2016-02-01T05:30:24","guid":{"rendered":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/?p=229"},"modified":"2016-02-01T10:17:24","modified_gmt":"2016-02-01T09:17:24","slug":"warum-prozesse-wirklich-ueberbewertet-sind","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/2016\/02\/01\/warum-prozesse-wirklich-ueberbewertet-sind\/","title":{"rendered":"Warum Prozesse wirklich \u00fcberbewertet sind"},"content":{"rendered":"

Hallo zusammen,<\/p>\n

 <\/p>\n

\"prozess_\u00fcberbewertet\"erstmal vielen Dank f\u00fcr die Reaktionen auf den Artikel “Prozesse sind \u00fcberbewertet<\/a>“. Geantwortet haben Sie mir auf in den Kommentaren zum Artikel, auf XING, und auf Baanboard. Ich will da jetzt kein Zitate-Pingpong auf drei Seiten machen und fasse die Gedanken, die mir beim Lesen und Durchdenken der Antworten so kamen, mal hier zusammen.<\/p>\n

Vorneweg noch eins: Ich m\u00f6chte nicht, dass es so aussieht, als gehe es hier um M\u00e4kelei<\/em> an Methoden, Herstellern, Produkten oder Beratern. Ich glaube, dass wir in der Branche eine grunds\u00e4tzliche methodische L\u00fccke haben. Die in der Fach\u00f6ffentlichkeit auch kontrovers und sich gegenseitig herausfordernd zu diskutieren – und zur Fach\u00f6ffentlichkeit z\u00e4hle ich Foren wie diese – ist wichtig. Nur so werden wir – als Anbieter, als Berater, als \u00d6ksysteme rund um ein Produkt – besser in dem was wir tun. Nur so werden unsere Produkte und Projekte besser. Und darum geht es letztlich, und nur dann verdienen wir Geld.<\/p>\n

Schein-Prozesse<\/h1>\n

Ich m\u00f6chte mit dem Beispiel der Benachrichtigung eines Einkaufsmanagers beginnen, das Herr Weiher anf\u00fchrte:\u00a0 Denn es zeigt sehr sch\u00f6n, was ich mit “Prozesse sind \u00fcberbewertet” meine: Er schreibt zuerst ganz richtig, dass es hier um eine funktionale<\/em> Anforderung geht: Wenn eine Bestellung zu lange unbearbeitet liegt, soll der Einkaufsmanager informiert werden.<\/p>\n

\"at-1020063_640\"Herr Weiher f\u00e4hrt dann aber trotzdem prompt fort zu erkl\u00e4ren, wie einfach das ganze doch in Infors ION Process zu modellieren sei. Man kann da ja den Prozess malen und Regeln hinterlegen, muss dann nur noch daf\u00fcr sorgen, dass das ERP-System alle Bestellungen als BODs rausschubst und schwupps fliest die Email.<\/p>\n

Nur: Das ist kein Gesch\u00e4ftsprozess<\/em>. Auch wenn ich das in einem Gesch\u00e4ftsprozess-orientiertem System abbilde. Es ist eine Gesch\u00e4ftsfunktion<\/em>.<\/p>\n

Die gleiche Gesch\u00e4ftsfunktion kann ich in Infor LN ganz simpel so umsetzen, dass der Einkaufsmanager morgens die Session zur Anzeige der Bestellungen startet und nach Status und Datum filtert. Bam. Das ist kein Prozess. Das ist das, was ERP-Systeme prim\u00e4r und zu allererst k\u00f6nnen sollten: Wiedervorlage organisieren. Um diese Anforderung aufzunehmen, brauche ich keine Prozesssicht. Um sie umzusetzen, auch nicht.<\/p>\n

\"at-1020063_640\"\"at-1020063_640\"\"at-1020063_640\"\"at-1020063_640\"\"at-1020063_640\"\"at-1020063_640\"\"at-1020063_640\"\"at-1020063_640\"<\/p>\n

Die Prozessicht schadet hier sogar. Denn sie w\u00fcrde beispielsweise daf\u00fcr sorgen, dass der Manager f\u00fcr jede<\/em> Bestellung (das Token, das durch den Prozess fliest) eine Nachricht bekommt. ION l\u00f6st das zwar ganz clever, indem solche Benachrichtigung nicht zwingend per Email verschickt werden m\u00fcssen sondern in einer eigenen Arbeitsoberfl\u00e4che auftauchen. Aber dennoch gibt es eine Information pro Vorgang, wenn ich in Prozessen denke. Denke ich in Funktionen, gibt es eine Sammelinformation einmal am Tag, eine Punchlist oder etwas in der Art. Somit erh\u00e4lt der Anwender eine einzige Aufgabe, die weitaus konzentrierter abgearbeitet werden kann.<\/p>\n

Ordnung und Struktur<\/h1>\n

\"fractal-1120769_1280\"Herr Dorsch wies darauf hin, dass Prozesse als Ordnungskriterium durchaus eine Berechtigung haben.<\/p>\n

Ja, die Ansicht teile ich, aber nur begrenzt. Ich schrieb ja auch schon im Artikel, dass ich Prozesse zum Einstieg in die eigentliche Projektarbeit durchaus nutze. Sie dienen mir aber dann dazu, die funktionalen Anforderungen zu erarbeiten und zu strukturieren, weil bei dieser Aufgabe im Vorfeld in der Regel viel zu kurz gesprungen wird.<\/p>\n

Diese funktionalen Anforderungen organisiere ich nicht nach Prozess, sondern nach Funktionsbereichen. So erhalte ich Arbeitspakete f\u00fcr die Berater und einen Produktstrukturplan (der ist ein bisschen was anderes als ein Projektstrukturplan). Auf diesem Plan \u00fcberwache ich den Projektfortschritt. So arbeite ich vom gedanklichen Ansatz her wertsch\u00f6pfend am Produkt (funktionierendes ERP-System) statt am Projekt (ERP-System einf\u00fchren). Denn was verfolgen wir denn auf diesen elenden Todo-Listen? Doch nicht, ob der Unterprozess “Materialbeistellung” umgesetzt ist, sondern dass ganz konkret die Materialbeistellung f\u00fcr den Schweizer Fremdfertiger vom \u00f6sterreichischen Lager nicht geht, wenn man da eine Entnahmepr\u00fcfung vorsehen will, weil das System dann irgendwelche seltsamen Probleme mit der Umsatzsteuer meldet. “Vom \u00f6sterreichischen Lager muss gepr\u00fcftes Material f\u00fcr Schweizer Fremdfertiger beigestellt werden k\u00f6nnen”<\/em> ist aber eine funktionale Anforderung, und die ist das eigentliche Ordnungskriterium in der Projektarbeit.<\/p>\n

Eine solche Anforderung f\u00e4llt \u00fcbrigens auch in der Regel nicht aus einer Analyse von Prozessen raus, sondern aus einer Analyse von Strukturen.<\/p>\n

Sofern ich’s richtig verstanden hab, springe ich daher nach Meinung von Herrn Herko mit dem funktionalen Ansatz sogar zu kurz: Funktionen kann man im Projekt immer irgendwie liefern. Wenn aber die Grundstrukturen<\/em> nicht passen, ist man aber ziemlich am Ende mit seiner Weisheit. Das stimmt sicher, und das ist glaube ich der entscheidende Punkt bei der Softwareauswahl. Die Software muss strukturell passen: Eine Software, die aus ihrer Historie her f\u00fcr Anlagenbauer gemacht ist, wird bei einem Einzelh\u00e4ndler schwerlich einzuf\u00fchren sein. Dieses strukturelle \u00dcbereinpassen gut beurteilen zu k\u00f6nnen sollte die Kernkompetenz von Auswahlberatern sein. Nicht Prozesse-malen und Wischiwaschi-Lastenhefte-basteln.<\/p>\n

Warum die K\u00e4stchen eines Prozesses keine Gesch\u00e4ftsfunktionen<\/em> sind<\/h1>\n

Dann w\u00fcrde ich gerne noch mit einem Missverst\u00e4ndnis aufr\u00e4umen: Gesch\u00e4ftsfunktionen sind mitnichten die Elementarbestandteile von Gesch\u00e4ftsprozessen. Sie sind Gruppen zusammengeh\u00f6riger, extrem detaillierter funktionaler Anforderungen, die in ihrer Summe dazu f\u00fchren, dass die Anwenderorganisation einen oder mehrere Prozess oder einen Teil eines Prozesses durchf\u00fchren kann<\/em>.<\/p>\n

Woraus hingegen ein Gesch\u00e4ftsprozess zusammengesetzt ist, sind T\u00e4tigkeiten, Aufgaben, Aktivit\u00e4ten, wie auch immer man das nennt. Wenn die gut beschrieben sind, hilft das zwar, auch die Gesch\u00e4ftsfunktionen zu beschreiben. Aber die sind dennoch etwas inh\u00e4rent anderes.<\/p>\n

Gesch\u00e4ftsfunktionen stehen orthogonal zu den Prozessen: Mathematisch betrachtet kann man die eine Modellierungssicht nicht formal auf die andere abbilden.<\/p>\n

Nehmen wir beispielhaft einen Wareneingangsprozess<\/em>, den man als Prozessberater sich ganz fix ausdenken und aufmalen kann. Da zieht man ein paar K\u00e4stchen auf die Arbeitsfl\u00e4che und schreibt rein: “Abladen”, “Sichtpr\u00fcfung auf besch\u00e4digte Verpackung”, “Abscannen des Wareneingangslabels mit Scanner” und “Ggf. Korrektur der Wareneingangsmenge im Scanner”. Das sind die kleinsten T\u00e4tigkeiten<\/em>, auf denen ein solcher Prozess modellierbar w\u00e4re. Die interessante Gesch\u00e4ftsfunktion<\/em> hingegen ist “Buchen von Wareneing\u00e4ngen \u00fcber Handscanner”.<\/p>\n

\"puzzle-693870_1280\"Dazu geh\u00f6rt weit mehr, als diese zwei darauf bezogenen T\u00e4tigkeiten. Dazu geh\u00f6rt, dass eine Software auf diesem Scanner l\u00e4uft, die Barcodes erkennt und mit dem ERP kommuniziert. Dazu geh\u00f6rt, dass der Handscanner eine Tatstatur haben muss. Dazu geh\u00f6rt, dass der Lieferant diese Labels drucken k\u00f6nnen muss oder sie von uns beigestellt bekommt. Dazu geh\u00f6rt, dass gekl\u00e4rt ist, ob die Handscanner auch dann (Nachtschicht Freitag auf Samstag) funktionieren sollen, wenn das ERP-System gerade f\u00fcr eine Wartung heruntergefahren sein muss. Wenn das der Fall sein muss, geh\u00f6rt dazu, dass irgendeine Software die Daten zwischenpuffert.<\/p>\n

Erst aus dieser Betrachtung ergeben sich dann funktionale Anforderungen<\/em>: “Ein mobiler Handscanner mit einer eigenentwickelten Software, die im Projekt nicht abgel\u00f6st werden soll, muss einen vom System bereitgestellten Webservice ansprechen. Dieser Webservice muss einen 20-stellige Wareneingangslabelcode entgegen nehmen. Der Service muss anhand dieser Nummer die zugeh\u00f6rige Bestellposition ermitteln, und die Soll-Menge zur\u00fcckgeben”. Ein zweiter Service muss Code und Menge entgegenehmen und die Menge auf der entsprechenden Bestellposition als Wareneingangsmenge verbuchen”. Aber mit etwas Nachdenken kommt man schell auf weitere funktionale Anforderungen: “Stehen die Services zur Verf\u00fcgung, muss die R\u00fcckmeldung innerhalb von 1 Sekunde erfolgen”. Oder diese hier: “Das System muss gleichzeitig mit dem Bestellpapier einen Barcode-Aufkleber mit einem 20-stelligen Wareneingangslabelcode drucken…”\u00a0 Oder auch diese: “Die Lieferanten m\u00fcssen dahin gebracht werden, die entsprechenden Labels aufzukleben”. All das sind die Baustellen, die es abzuarbeiten gilt, bis diese zwei fix gemalten T\u00e4tigkeiten<\/em> auch funktionieren<\/em>.<\/p>\n

Wenn man einen Hammer hat…<\/h1>\n

Um sicherzustellen, dass die UST-Voranmeldung ans Finanzamt hochgeladen werden kann, ist mir v\u00f6llig wumpe, dass ein Teil der Daten am Ende aus dem Order-to-Cash-Prozess rausf\u00e4llt. Ich muss sicherstellen, dass die Buchungen so mit den notwendiggen Kategorien markiert werden, dass sie in die richtigen Summen einflie\u00dfen k\u00f6nnen. Ich muss sicherstellen, dass der Vertrieb in seinen Auftr\u00e4gen umsatzsteuerrelevante Ausnahmesituationen (Freihafen, Abholung durch EU-Auslandskunden etc.) erstens erkennt und zweitens im System sauber markieren kann. Ich muss sicherstellen, dass ein generisches, international einsetzbares UST-Reporting so konfiguriert ist, dass die Datei f\u00fcr’s deutsche<\/em> Finanzamt richtig aufgebaut wird. Ich muss sicherstellen, dass die entsprechenden Algorithmen richtig rechnen (soll hei\u00dfen: wenn’s einen Bug gibt, muss ich dem hinterherrennen und organisieren, dass er totgeschlagen wird). Ich muss sicherstellen, dass der Applikationsrechner das Ding zum Finanzamt hochladen kann (und nicht durch Firewalls, Zertifikate, seltsame DNS-Einstellungen und wei\u00df der Teufel was f\u00fcr Nickeligkeiten daran gehindert wird). All das sind Aufgaben, Arbeiten, die in ERP-Projekten wahrscheinlich bis zu 70% des Aufwands ausmachen, und die haben mit “Umsetzung von Prozessen” nicht das geringste\u00a0 zu tun.<\/p>\n

\"hammer-451987_1280\"Mir kommt es ein bisschen so vor wie die Geschichte mit dem Hammer, der alles wie einen Nagel aussehen l\u00e4sst: Vor \u00fcber 25 Jahren hat Prof. Scheer mit Aris das erste Gesch\u00e4ftsprozess-Modellierungstool auf den Markt geschmissen. Heute sind die Anbieter Legion. Und weil alle Welt so’n Ding hat, will’s alle Welt nutzen, und sieht \u00fcberall Prozesse, wo keine sind.<\/p>\n

Worauf ich aber eigentlich herauswollte mit dem Artikel: Weil alle inzwischen \u00fcberall Prozesse sehen, und auf Teufel komm raus auf diesen Prozessen rumgeritten wird, glaubt “das Management” inzwischen, mit der Prozessbeschreibung und Prozessdefinition sei die Arbeit getan: “Sie haben ja hier unsere Sollprozesse, die brauchen Sie ja blo\u00df noch in Ihrem System abzubilden, das kann das doch alles angeblich! Warum dauert das denn so verdammt lang?!?”<\/p>\n

Ganz einfach: Weil es auf Prozesse \u00fcberhaupt nicht ankommt<\/em>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Hallo zusammen,   erstmal vielen Dank f\u00fcr die Reaktionen auf den Artikel “Prozesse sind \u00fcberbewertet“. Geantwortet haben Sie mir auf in den Kommentaren zum Artikel, auf XING, und auf Baanboard. Ich will da jetzt...<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":210,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[14],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/229"}],"collection":[{"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=229"}],"version-history":[{"count":19,"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/229\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":285,"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/229\/revisions\/285"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/210"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=229"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=229"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/all-in-for-erp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=229"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}